在Word中插入“活”的数据

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2004-02-06 作者：佚名阅读量：

在Word应用中，常常会调用到Access、Excel或其他数据库中的数据，如工资报表、学生成绩单等。常用的调用方法是运用复制与粘贴的方法将数据库中需要引入的数据复制到Word后再进行编辑，此种方式操作虽然比较简单，但却有一定的局限性。首先，如果是有选择性地对某些符合条件的数据进行复制，需在原数据库中先对数据进行处理，再将处理后符合条件的数据进行复制。其次，如果数据库中数据发生改变，在Word中引入的数据不能够自动更新。那么，我们如何在在Word中插入“活”的数据呢？

其实Word给我们提供了很好的数据库编辑工具，可以在将数据库中的数据插入的同时，很好地解决上述问题，另外还可以利用数据库工具直接在Word中对插入的数据进行插入、删除、升序与降序排列等基本操作。

本文以Access的数据为例，讲述将数据调入Word中的一般过程，其他数据库数据的调入过程与此类似。

假设在Access某一数据库中有一数据表“考试成绩”（图1），现利用Word中提供的数据库操作工具将该表按指定要求调入Word。

图1

调用数据库工具

Word按默认方式打开文件时，数据库工具不出现在面板，首先需将数据库面板调用至界面，调用方法：选择“视图→工具栏”后将数据库选中，出现如图2所示面板。

图2

引入数据表

将光标移至Word中待插入数据的位置，点击数据库工具栏中[插入数据库]按钮，选择[获取数据]按钮后，注意在“打开数据源”窗口中文件类型应选择“ms access数据库（*.mdb）”，找到“考试成绩”表所在的Access数据库文件后选取“考试成绩”表。

设置查询选项

此项的设置最为关键，需要在此处设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。假设本例中要求将满足性别为“男”并且外语成绩大于80分的所有记录调入Word，则需要在查询选项的筛选记录中做两条设置：1. 外语（域）大于（比例关系）80（比较对象）；2. 性别等于男。这两项记录之间的关系为“与”，另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。

插入数据

所有的筛选条件均设置好后，最后就可插入数据了。在图3所示窗口中主要设置插入满足上述条件的记录的条数及当原表中数据发生改变时在Word中引入数据是否需要更新。由于本例中要求插入所有满足条件的记录，并且需要在原表中数据发生改变时在Word中引入的数据能够及时更新，因此作了如图3所示的设置。点击[确定]后出现如图4所示的结果。

图3

图4

通过以上操作，可将数据库中的数据按指定条件以表格的方式调入Word。在Word中可以对插入的数据直接进行编辑，也可以利用数据库工具栏工具对引入数据作排序、删除与增加记录本等常见操作。另外，由于引入的数据均以域的形式存在，所以当原数据表中的数据发生改变时，可利用数据库工具栏中[更新域]按钮对引入的数据作及时的更新。利用此方法可非常方便地引入数据库中的数据，从而减轻了在Word中编辑数据表格时所遇到的麻烦。

责任编辑：yuan
文章来源：软件指南 2004-02-06